Инструкция (шляпа) для БУХГАЛТЕРА

Организация начала рабочего дня бухгалтера

·         Забрать ключи от кабинета 112.

·         Забрать с кассы коробку с печатями: ИП Ибрагимова, ИП опт Ибрагимова, ИП Аддиев, ООО Стройцентр, ИП Воваригова, ИП Джамбулатова, Отдел Учета, Перемещение.

·         Открыть кабинет и включить всю технику.

·         Протереть пыль на рабочем месте.

·         Запустить программу 1С.

·         Ввести логин и пароль для входа в свою учетную запись.

Реализация рассрочки

1.      Продавец оформляет товар в рассрочку для клиента, распечатывает бланк заказа и передает его клиенту.

2.      Клиент направляется в отдел рассрочки, где оформитель обсуждает условия и выбирает подходящий банк. Оформитель предоставляет клиенту спецификацию с заказами.

3.      Клиент с этой спецификацией с заказами направляется в бухгалтерию на первом этаже.

4.      Клиент передает спецификацию с названием рассрочки и с заказами.

5.      Бухгалтер принимает у клиента спецификацию и заказы, а договор оставляет у клиента.

6.      В случае, если клиент находится в онлайн-режиме, то спецификацию с заказами в бухгалтерию передает оформитель. После того как бухгалтер осуществляет реализацию товара и распечатывает накладные, он прикрепляет их к договору и передает на доставку.

·         Работа бухгалтера:

1.      Сверяет сумму всех заказов с суммой спецификации

2.      Уточняет у клиента способ доставки и делает заметку для себя.

3.      Оформление в программе 1С:

–        Запускаем программу à «Продажи» à «Заказы клиентов» à через поисковик ищем заказ по номеру документа, либо по сумме.

–        Переходим в заказ à Во вкладке «Основное» меняем контрагент «Клиент» на название нужной рассрочки.

–        Во вкладке «Товары» вбиваем цены товаров. (После смены контрагента цена слетает. Для того, чтобы не вбивать все цены заново, перед сменой контрагента можно скопировать все позиции нажав на ctrl + A, а после вставить все позиции вновь нажав на кнопку «Вставить», а повторные позиции без цены удалить)

–        Если товар в наличии, меняем статус в разделе «Действие» на «Отгрузить».

–        Проверяем итоговую сумму. Итоговая сумма заказов всегда должна соответствовать сумме рассрочки

–        В разделе «Доставка» указываем способ доставки, адрес и два номера телефона

–        В разделе «Дополнительно» копируем менеджера

–        Проводим документ

–        Нажимаем на кнопку «Создать на основании» à «Реализация товаров и услуг».

·         В разделе Реализации:

–         Перепроверяем итоговую сумму и данные клиента

–        Во вкладке «Доставка» указываем номера клиента в области «Телефон»

–        Вставляем ответственного менеджера из заказа в реализацию во вкладке «Дополнительно»

–        Указываем по какой рекламе пришел клиент в разделе «Опрос»

–        Проводим реализацию

–        Распечатываем 3 экземпляра à Заверяем каждый экземпляр à Клиент расписывается на одной из накладной в углу в области «Получил/Ознакомлен»

–        Перепроверяем сумму реализаций с суммой на спецификации

–        2 накладные отдаем клиенту, 1 накладная с подписью клиента вкладывается в спецификацию и остается в бухгалтерии

·         Если товара нет в наличии, указываем статус «К обеспечению» и просто распечатываем заказ клиента. (2 копии.) Один остается в спецификации, второй отдаем клиенту с другими накладными, эти накладные передают на доставку.

Реализация заказных позиций

·         Когда на заказной товар, который прошел в рассрочку, делают поступление, консультант должен сообщить в бухгалтерию, что его товар в наличии.

·         Консультант берет свой заказ с накладными клиента из доставки и идет в бухгалтерию

·         Бухгалтерия забирает заказ и реализовывает его.

·         После распечатки реализаций необходимо указать на накладной от какого числа товар оставался под заказ. Например; «заказ от 10.12.»

·         После этого в документе Excel-Рассрочки в разделе «Заказы» найти этот заказ по номеру либо по сумме. Рядом поставить + и указать дату реализации.

·         Заверить и скрепить накладные с другим товаром клиента и отдать обратно на доставку.

·         По переданным актам нужно свериться со спецификациями за этот день, чтобы убедиться, что оформители передали все рассрочки в бухгалтерию.

·         Убедившись, что все акты и спецификации у нас на руках, мы начинаем составление реестра.

·         Реестр проводится с каждым банком одинаково:

–        Первым делом нам нужно перепроверить даты заказов из каждой спецификации и убедится, что дата заказа совпадает с датой оформления рассрочки.

–        Для этого заходим в вкладку à «Продажи» à «Заказы клиентов» à в поиске ищем заказы по сумме распечатанных накладных.

–        Убедившись, что даты наших заказов верны, начинаем проверять товарные накладные.

–        Берем лист черновика и указываем название банка, по которому делаем реестр. Суммировав рассрочки с актов оформителей этого банка, мы указываем его общую сумму. Например:

·         100 000 / 100 000 / 0 / 100 000/ 0

–        Если среди накладных остался заказной товар, необходимо указать его сумму и номер его заказа отдельно на листке, чтобы позже вычитать его сумму из общей суммы реализаций за этот день. Например:

·         100 000 / 100 000 / 0 / 100 000/ 0

–        [ номер заказа] = 1 000

–        Если среди накладных у нас есть накладные обмена или реализации заказных позиций за прошлые дни, их указываем отдельно с знаком +. Вот так:

·         100 000 / 100 000 / 0 / 100 000/ 0

–        [ номер заказа] = 1 000                                              + 1 000

–        Также мы должны проверить реализации других организаций тоже. Бутенко и Минутка. Переходим во вкладку à «Продажи» à «Документы продаж» à в поиске указываем нужный контрагент рассрочки

–        Проверяем каждую реализацию, переходя по ее структуре.

–        Если среди них есть обмены или реализации заказных позиций, их тоже указываем со знаком +. Вот так:

§  (общая сумма рассрочки)

·         100 000 / 100 000 / 0 / 100 000/ 0

–        (заказные позиции)                 ( обмены, реализации заказов)

–        [ номер заказа] = 1 000                          + 1 000

o   + 2 000

–        Проверив каждую реализацию, мы суммируем общую сумму рассрочек с суммой обменов и вычитаем оттуда сумму заказных позиций.

–        Полученную сумму нужно сравнить с суммой продаж в 1С. Чтобы убедиться, что ваш реестр верный, мы возвращаемся в вкладку «Документы продаж» и ставим в поиске нужный нам контрагент. Нажимаем рядом с поиском кнопку à «Еще» à «Вывести список» à Ставим галочку рядом с клеткой «Сумма» и «ОК». Сумма, которая появилась в программе должна соответствовать сумме, которую мы получили на листке.

–        Если суммы не равны, реестр не верный.

–        Если суммы равны, то реестр верный и мы можем переносить данные с черновика в наши Excel (для каждого банка есть свой Excel документ).

· Делать возврат товара, приобретенного в рассрочку, не допускается, однако существуют ситуации, когда необходимо сделать исключение. В таких случаях осуществляется не возврат денежных средств, а обмен товара.

· Когда клиент делает возврат товара, который прошел в рассрочку, он должен взять другой товар ровно на ту сумму, которую возвращает.

· Прежде чем заносить возврат в программу, нужно убедиться, что клиент уже выбрал новый товар.

· Встречный товар во время обмена должен быть выписан в виде реализации, а не заказа.

· Когда новая реализации выписана, клиент идет в бухгалтерию с бланком возврата и с новой накладной.

· В новой реализации меняем контрагент на контрагента рассрочки клиента. (Он будет указан на бланке возврата.)

· В комментариях новой реализации указываем от какой накладной был проведен обмен.

· Занесение возврата в программу 1С:

–        Заходим в Продажи à Документы продаж

–        В поиске ищем номер реализации указанной на бланке

–        Нажимаем «Создать на основании» à Возврат товаров от клиента.

–        Переносим данные с бланка в возврат:

1. «Номер входящего документа»,

2. «Наименование входящего документа»,

3. «Причина возврата»

4. «Кладовщик».

–        В комментариях обязательно указываем номер новой реализации товара, купленный клиентом.

· Распечатываем 3 накладные.

–        Заверяем и отдаем 2 копии накладной клиенту, 1 копию оставляем у себя с подписью клиента.

–        Сверху на накладной вручную пишем «Обмен».

· Если вдруг сумма нового товара превышает сумму возврата, клиент должен сделать доплату на кассе.

· Кассир распечатывает и дает клиенту приходник.

· Мы разделяем приходник и отдаем клиенту квитанцию вместе с его накладными, а вторую часть приходника скрепляем вместе с нашей копией и оставляем у себя.

Взаиморасчет с банками рассрочек

·      К официальной рассрочке относится Paylate и он оплачивает сумму товара рассрочки на следующий день, кроме Субботы и Воскресенья. Поступления идут на счет ИП в официальной бухгалтерии.

·      Чтобы проверить оплату официального банка, необходимо перейти во вкладку à «Казначейство» à «Безналичные платежи» à в поисковике указываем – / название рассрочки / или / сумму рассрочки / или / имя клиента. /

·      Сумму оплаты в 1С сверяем с суммой товара в Excel «PAYLATE».

·      Если суммы совпадают, переносим в Excel дату и сумму платежа в соответствии с каждым клиентом, включая копейки.

·      Если сумма оплаты банка не совпадает с суммой товара, необходимо связаться с оформителем и узнать, где ошибка.

Неофициальные: Balance finance, Balance finance Кавказ, Kerarker, Kerarker Кавказ

·      Неофициальные банки оплачивают рассрочку только наличкой.

·      У каждого банка есть лимит в 3 единицы. Если сумма долга начинает доходить до суммы лимита, необходимо связаться с человеком этого банка, который отвечает за сверку и оплату.

·      Прежде чем произвести оплату долга, нужно сделать сверку долга за указанный промежуток и убедиться, что данные совпадают.

·      Только после этого подготавливается реестр заказов, который включает в себя заказы, которые вошли в указанный долг.

·      После подготовки реестра банк присылает своего человека для оплаты. Он забирает реестр заказов и направляется на 2 этаж в расходную кассу.

·      Оплатив долг, человек возвращается обратно в бухгалтерию с приходником.

·      В бухгалтерии разделяют приходник и отдают квитанцию вместе с копией реестра.

·      Вторую копию со второй частью приходника мы оставляем у себя.

·      Перед тем как разрешить сделать оплату неофициальному банку, необходимо подготовить реестр заказов.

·      Для этого:

–        Заходим в «Продажи» à «Заказы клиентов»

–        Ставим фильтр на нужный контрагент и на дату, за которую мы берем оплату.

–        Нажимаем кнопку «Еще» à «Вывести список»

–        Ставим галочки:

«Номер», «Дата», «Сумма», «Клиент», «Валюта», «Операция» и затем нажимаем «Ок».

–        Сохраняем на рабочем столе в формате Excel.

–        Выводим общую сумму заказов и сверяем ее с суммой из Excel этого банка.

–        Если суммы совпадают, распечатываем две копии этого реестра и внизу на каждом из них указываем сумму за -5% (для неофициальных банков по ЧР действует скидка -5%).

·      Если суммы не будут совпадать, нужно охватить итоговую сумму заказов каждого дня и сравнивать с суммами клиентов, которые оформились в тот день. Если вы найдете между ними разницу, нужно взять спецификации и свериться, чтобы узнать какой заказ был изменен.

Оплата неофициальных банков по Кавказу

·         Оплата по Кавказу принимается наличкой, но не оприходуется на расходной кассе.

·         Скидка для Кавказа составляет – 15%

·         Каждая скидка фиксируется в Excel банка в разделе «5%»

·         Когда банк делает оплату, необходимо делать корректировку на произведенную для него скидку за оплаченный период.

·         Для создания корректировки в программе:

–        заходим в 1С à «Казначейство» à Корректировки задолженностей

–        Нажимаем «Создать» à Выбираем «Списание дебиторской задолженности»

–        Ставим организацию «Ибрагимов»

–        В «Дебитор» указываем контрагент банка, для которого мы делаем корректировку.

1.      Вкладка «Задолженность»:

–        Нажимаем «Добавить»

–        Выбираем тип: «Расчеты с клиентом»

–        Объект Расчетов: любой заказ с подходящей суммой (сумма заказа не должна быть меньше суммы корректировки!)

–        Указываем сумму корректировки

·         После этого обязательно оставляем комментарий внизу каждой корректировки с периодом, который вошел в эту корректировку

2.      Вкладка «Расходы»

–        Статья расходов: «Списание и начисление задолженности»

–        Подразделение: «Бухгалтерия»

Важно!

Корректировки задолженностей создают только для неофициальных банков по ЧР, а не по Кавказу

Ежемесячные сверки официальных выписок

·         Для этого нужно распечатать копии выписок оплат в 1С:

–        Заходим в 1С à Казначейство à Безналичные платежи

–        Вводим название банка в поиске.

–        Ставим фильтр на нужный месяц.

–        Сверяемся с суммами по договору в Excel Paylate.

·         Если все суммы сходятся, можно унести накладные в архив.

·  Каждый день их взносы обновляются, поэтому важно вести их учет.

·  Чтобы проверить взносы нужно:

–         Перейти в Продажи à Отчеты по продажам à Ведомость расчетов с клиентами

–        Выбрать дату и название контрагента à Сформировать

–        Выбираем «Основной договор» à Расшифровать другим отчетом à Карточка расчета с клиентами

–        Когда выводим карточку, листаем вниз чтобы проверить последние внесенные взносы.

–        Копируем их дату, номера приходников и сумму.

–        Переносим их в отдельный Excel наших взносов на рабочем столе.

–        Выводим общую сумму.

· Внимание: важно, чтобы сумма взносов обновлялась каждый день, иначе взаиморасчет с банком будет неверным.

·  Когда банк захочет забрать свои деньги, необходимо оставить заявку на расходование ДС:

–        в отделе учета берем бланк Форма №34 «Заявка на расходование ДС»

–        бухгалтер заполняет бланк

–        руководитель отдела учета ставит свою подпись

–        оператор 1С заносит заявку на ДС в программу 1С

–        на расходной кассе обрабатывают заявку.

·         У каждого банка есть свой документ Excel с названием банка.

·         Данные Excel обновляются ежедневно после реестра.

·         В каждом Excel есть столбцы:

1.         ФИО: в разделе ФИО указываются данные клиента.

2.         Дата: в разделе Дата указывается число, за которое оформился клиент.

3.         Реализация без скидки (т.е. сумма товара клиента): в разделе «Реализации без скидки» указывается только общая сумма товара, купленный клиентом. Без скидок.

4.         Сумма по договору (с учетом скидки): в разделе «Сумма по договору» указывается сумма товара с учетом скидки (если она есть). Программа автоматически выводит скидку от указанного процента скидки.

– В Excel ЧР неофициальных банков: 5%,

– В Кавказе неофициальных банков 15%,

– Для Paylate скидок нет, в их колонке указываем повторно сумму товара.

5.         Банк перечислил: в разделе «Банк перечислил» указываем сумму, которую оплатил нам банк.

6.         Банк должен: в разделе «Банк должен» указываем долг банка.

7.         Дата платежа (т.е. даты их оплат): в разделе «Дата платежа» указываем дату, за которую банк сделал оплату.

8.         Раздел 5% (эта колонка есть только в Excel банков со скидкой 5 %):

в разделе «5 %» действует автоматическое вычисление из разницы между столбцами «Реализация без скидки» и «Сумма по договору». Вносить туда изменения не нужно.

Также в Excel банков есть второй лист – «Лист реестра реализаций продаж и заказов.»

•          В колонку «Заказы» мы заносим товар, который остался под заказ.

•          В колонку «Реализации» мы заносим реализации обменов или реализаций товаров, которые остались под заказ за прошедшие дни.

• Итоговые данные передаются в расходную кассу, расположенную на 2 этаже.

• В 18:00 необходимо отключить все устройства и сдать коробку с печатями в основную кассу.

• Ключ следует сдать ответственному за ключницу.