Инструкция для офис-менеджера

1.      Организация начала рабочего места офис-менеджера

· Взять все необходимые ключи у ответственного за хранение, приемку и выдачу ключей (кабинет рядом с основной кассой на 1 этаже):

№307 – служебное помещение с канцтоварами

№308 – серверная

№322 – зал переговоров

№326 – запасной выход

· Хранить ключи до конца рабочего дня в тумбе с замком, в конце рабочего дня сдать их ответственному за хранение, приемку и выдачу ключей, кроме ключа №324 – кабинет Учредителя, он всегда должен храниться в тумбе с замком

· Привести рабочее место в порядок (вытереть пыль с рабочего стола, компьютера, клавиатуры, принтера и т.д.)

· При необходимости пригласить техничку и привести в порядок холл офиса (протереть пыль и т.д.)

· Открыть дверь выхода №326 на склад на 3-м этаже (запасной выход). В конце рабочего дня дверь закрыть

· Включить компьютер

· Включать электрический свет в холле, у лестницы, только при необходимости. НУЖНО ЭКОНОМИТЬ ЭЛЕКТРОЭНЕРГИЮ

(в определённой последовательности, как показано на картинке)

· Если рабочее место офис-менеджера плохо освещено нужно включить свет (находится рядом с ресепшн)

· Составить или уточнить план (новые пункты или то, что не успела сделать вчера) на предстоящий день

· Подобрать в соответствии с планом нужные документы, дела и т.д.

·  Форма одежды – строгое деловое платье или блузка и юбка ниже колена, неярких цветов (серый, черный, коричневый и т.п.)

·  Ногти не должны быть слишком длинными, маникюр не слишком ярким

·  Волосы должны быть собраны

·  Шлепанцы, домашние тапочки – НЕЛЬЗЯ

4.      Гостеприимный прием посетителей офиса, направление их к необходимым сотрудникам

·  Нужно ПЕРВОЙ ПОЗДОРОВАТЬСЯ С ПОСЕТИТЕЛЕМ, взять его визитную карточку, если она у него есть, поблагодарить, ознакомится с содержанием карточки

·  Получив визитную карточку, поместить ее в визитницу или картотеку (Посетителю визитная карточка не возвращается, т.к. это равносильно отказу в приеме)

·  Зарегистрируйте посетителя в журнале посещений (его фамилию, имя, отчество, должность и место работы; зачем и к кому он пришел)

·  Выясните на месте ли находится директор или сотрудник, доложите ему, и выясните, может ли он принять посетителя, если да, то провести его в кабинет, если нужно подождать попросить его присесть, предложить чай, кофе, если нет, то извиниться

·  Никому не сообщать:

– информацию о присутствии Исмаила (Учредителя) или Берлант (директора финансового департамента)

– не давать их телефонный номер

– не звонить им по просьбе посетителей. Узнать почему он пришел – взять его телефонный номер и известить о посетителе Исмаила и Берлант

При появлении на рабочем месте Учредителя:

если вы говорили по телефону, то извинитесь перед абонентом, скажите, что перезвоните и положите трубку

если беседовали с кем-то из посетителей, извинитесь, попросите подождать

немедленно переведите фокус своего внимания на Учредителя и сразу поинтересуйтесь, у него, что ему нужно

СЛЕДИТЕ ЗА ТЕМ, ЧТОБЫ НА ТРЕТЬЕМ ЭТАЖЕ НЕ БЫЛО ПОСТОРОННИХ ЛЮДЕЙ (которые поднялись на 3-й этаж из-за простого любопытства)

5.      Порядок в кабинете Учредителя №324

Открыть приемную и кабинет Учредителя (ключ находится в сейфе напротив, у входа в коридор директоров)

Открыть окна, чтобы проветрить кабинет (на 10-15 минут – НЕ БОЛЕЕ). Пока кабинет проветривается НУЖНО:

Если нужно – протереть пыль на столах, на полках

На рабочем столе должны быть:

– стационарный телефон (ставить на зарядку в конце рабочего дня (кроме четверга), убирать с зарядки в начале следующего рабочего дня)

– список всех стационарных номеров

– заточенные карандаши (графитом вверх)

– шариковые ручки (стержнем вниз)

– калькулятор

– бумага для заметок

– календарь

– упаковка бумаги А4 (аккуратно вскрыть)

Справа на столе, на плейсмате:

– негазированная вода «Боржоми» в стеклянной бутылке 0,5л

– негазированная вода в маленькой бутылке 0,5л

– газированная вода «Серноводская» в стеклянной бутылке 0,5л

– чистые стаканы (2шт)

– одноразовые салфетки (несколько штук)

На журнальный столик поставить менажницу с сухофруктами (накрыть салфеткой)

Если есть документы на подпись Учредителю, то сложить их в папку «На подпись Учредителю», положить папку на его стол (в начале рабочего дня)

2 раз в неделю генеральная уборка (выбрать любые дни, когда видно, что пыльно) для этого необходимо:

– позвонить завхозу Лале, попросить пригласить техничек для проведения уборки

– показать техничкам где находится пылесос, швабра, тряпки и т.д.

– проводить их к кабинету Учредителя и предупредить, чтобы после уборки от пыли все вещи на столе оставались на своих местах (никуда не перекладывать!!)

– после наведения порядка, проследить чтобы инвентарь для уборки, технички вернули на место

6.      Пополнение бара для Учредителя

за день вперед составить ЗРС и передать для согласования директору финансового департамента

После согласования нужно оформить в программе 1С заявку на определенную сумму (см. Видео 1 «Инструкция офис-менеджера» в Битрикс-24)

На следующий день в расходной кассе (2 этаж) забрать ДС

Закупку обычно совершают в магазинах «Шовда» или «Магнит»

Продукты, которыми в основном пополняется бар:

– орехи (кешью, миндаль, грецкий орех – по 100гр каждый вид)

– сухофрукты (курага, чернослив, изюм, финики – по 100гр каждый вид)

– мед (700мл в стеклянной банке), если закончится предупредить Бериеву Берлант

– сладости дорогие (Сникерс, Марс, Твикс и т.д около 1кг)

– печенья дорогие (Милка и т.д. – всего 3-4 пачки)

– негазированная вода в стекле «Боржоми» (по 0,5 мл – 2 упаковки)

– негазированная вода в маленьких бутылках (по 0,5мл – 3-4 упаковки)

– газированная вода в стекле «Серноводская» (по 0,5мл – 3-4 упаковки)

– чай листовой дорогой (1кг, а если в пакетиках, то «Гринфилд» большая пачка по 100шт)

– сахар в одноразовых пакетиках (1 упаковка по 1000шт)

– молоко с высокой жирностью (желательно «Буренка» 6% – 1 пачка)

Продукты питания хранятся:

– вода в шкафу в Зале переговоров №322 (там же хранятся одноразовые салфетки в рулоне для протирания стаканов)

Рядом с кабинетом директора орг. департамента №333:

– в холодильнике – сухофрукты, шоколадные конфеты, молоко

– в шкафу – карамельные конфеты, орехи, мед, печенья, чай, сахар

Чашка должна быть на тарелочке с салфеткой, ложка лежит на блюдце ручкой вправо

Гостю чашка подается справа, правой рукой, если затруднен подход справа, то левой рукой

Стакан сока нужно подавать также на маленькой тарелочке с салфеткой

8.      Подготовка места для проведения совещания

Взять информацию у организатора (обычно скидывают инфо о дате и времени проведения в группу «Руководители»):

– количество участников

– дата проведения

– время проведения

– узнать будет ли присутствовать Учредитель на совещании

Обеспечить необходимое количество стульев (если стульев не хватает, принести пластиковые стулья из серверной комнаты)

Переключить вентиляцию помещений на отметку 10 (кнопки включения находятся на стене у кабинета №316 (у орг.департамента, и напротив кабинета №319 отдел закупок)

Если на совещании будет присутствовать Учредитель, перед ним на плейсмате ДОЛЖНЫ БЫТЬ:

– вода (газированная (в стеклянной бутылке) и негазированная (в пластиковой бутылке)

– стакан для воды (чистый)

– стакан с ручками и карандашами

– бумага А4 (3-4 листа)

– кофе или чай подавать в кружке + салфетка, если попросит

9.      Порядок в Зале переговоров кабинет №322

– мусор (если есть – выбросить)

– открытая упаковка бумаги А4 (положить на полку в шкафу)

– доска (должна быть чистой)

– маркеры (должны быть пишущие)

– губка для доски (не изношенная)

На столе:

– вода в бутылках

– чистые стаканы

– заточенные карандаши (графитом вверх)

– шариковые ручки (стержнем вниз)

10.  Чистота и порядок в офисе (на 3-м этаже)

Включить свет в холле и коридоре

Включить вентиляцию помещений, поставить на отметку 4 (кнопки включения находятся на стене у кабинета орг.департамента №316 и напротив кабинета №319 отдел закупок)

Сделать обход по всему холлу, проверить комнату отдыха и комнату для намаза:

убрать мусор, если есть

проверить состояние растений, аккуратно протереть с них пыль. Если есть пожелтевшие листочки, то осторожно оторвать их

открыть кабинет №322 (Зал переговоров) и проверить бутылки с водой (если они пустые, выбросить и поставить новые), включить настенную карту

проветрить комнату для намаза №313, комнату отдыха №311

Если есть места или вещи, требующие починки, подать заявку в Google таблице «Задачи для руководителя хозяйственного отдела»

Если есть необходимость убрать большой мусор, лужу, и т.п, сообщить завхозу Габаевой Лале тел. 8-928-001-57-73

В течение дня контролировать чистоту в холле, в комнате намаза, в комнате отдыха

Порядок в шкафах (с раковинами)

– тряпки чистые

– разводов на раковине и столешнице нет

– посуды ни чистой, ни грязной – нет

30-31 числа месяца нужно составлять график дежурств (обновить ФИ сотрудниц и даты дежурств на текущий месяц)

Закинуть график в группу для ознакомления

Проверять соблюдение графика дежурств (после дежурства каждый должен ставить галочку напротив своей ФИ). Тем, кто не продежурил сделать замечание. Назначить дежурство на следующий день

Если дежурный не продежурил, закинуть фотоинформацию в группу. Подать на штраф.  В крайнем случае, самой навести порядок в комнате

Каждое утро проветривать помещение, открыв дверь с выходом на балкон (на 1-2 часа)

Проверка наличия мыла в дозаторах

КАКИЕ МОЮЩИЕ СРЕДСТВА ДОЛЖНЫ БЫТЬ:

Хозмыло «Русь» – 3шт

Жидкое мыло «Milana» -1 шт 5л

Если моющие средства закончились, обратиться к завхозу Габаевой Лале

 ПРАВИЛА ДЕЖУРНОГО:

Пропылесосить, если нужно, собрать мусор

Каждый четверг дежурный должен постирать платья и полотенца в стиральной машине

Бочка/бачки для воды, должны быть полными ВСЕГДА, на случай отключения воды

Почистить пылесос от мусора!

Привести в порядок шкафы с полками, разложить по местам:

– обувь

– платья и платки

– протереть пыль

Если нужны тряпки, губки и моющие средства, обратиться к офис-менеджеру

– 30-31 числа месяца нужно составлять график дежурств (обновить ФИ сотрудниц и даты дежурств на текущий месяц)

– Проверка поименного графика дежурства в столовой (после дежурства каждый должен ставить галочку напротив своей ФИ)

– Тем, кто не продежурил сделать замечание. Назначить дежурство на следующий день

Если кто-то не продежурил, закинуть в группу фотоинформацию о просроченных продуктах, о грязной посуде и т.д. Подать на штраф. Если не нашла крайнего – самой навести порядок в комнате

КАКИЕ МОЮЩИЕ СРЕДСТВА ДОЛЖНЫ БЫТЬ:

Губки

Тряпки

Гель-мыло хозяйственное «Vesta» ведерко (500гр)

Средство для мытья посуды «Fairy» – 1шт

Пемо-люкс – 1шт

Белизна – 1шт

Если моющие средства закончились, обратиться к завхозу Габаевой Лале

 ПРАВИЛА ДЕЖУРНОГО:

Каждый понедельник и четверг – генеральная уборка кухни, а именно:

·         Всю посуду почистить чистящим дезсредством

·         Тряпки постирать, если нужно заменить

·         Столешницы и стулья протереть дезраствором

·         Шкафы вычистить, не нужное выбросить

·         Холодильник помыть, высушить, протухшее выбросить

·         Морозильник, если нужно разморозить, вымыть, высушить

·         Раковину и смеситель помыть чисто

·         Если нужны тряпки, губки и моющие средства, обратиться к офис-менеджеру

Правила пользования холодильником в комнате отдыха:

·         ВСЕ-ВСЕ-ВСЕ продукты должны храниться в одноразовых прозрачных пакетах

·         Без пакетов продукты в холодильник НЕ КЛАСТЬ

·         Каждая дама должна приклеить на свой пакет со своим продуктом наклейку, которая должна содержать следующую информацию: Фамилия, имя, ДАТА

·         За просроченный, испорченный продукт и продукт, хранящийся вне пакета и без наклейки БУДЕМ ШТРАФОВАТЬ, вплоть до увольнения

·         Также важно следить за тем, чтобы после уборки техничками помещение было чистым, если остается пыльно, позвать техничку вновь заняться уборкой

·         Пустые коробки, мусор в служебном помещении НЕ ХРАНИТЬ

·         Канцелярские принадлежности должны быть на своих местах

·         Для охлаждения производительных компьютеров, в серверной включен кондиционер. В теплые дни кондиционер работает без перерыва, а в морозные дни его отключают. Нужно следить включен или выключен кондиционер (самой не включать и не отключать – сообщить Шарипову Мохьмаду тел. 8-989-173-66-66), отметка должна быть на 24 градусах

·         Также на рабочем столе стоит термометр, температура в Серверной не должна превышать 27 градусов

·         При обнаружении неполадок с сервером сразу обращаться к Хасаеву Адаму тел. 8-988-900-26-55

·         Нужно следить за чистотой в помещении

·         Каждый рабочий день технички должны проводить уборку от пыли, если остается пыльно, позвать техничку вновь заняться уборкой

·         Рядом с кабинетами №305-306 и №327-328

·         В комнате отдыха №311

·         В комнате намаза №313

В жаркую погоду необходимо регулярно включать и выключать кондиционеры с температурой 24°C (оптимальный диапазон для комфортного охлаждения), регулируя их работу в зависимости от достигнутой прохлады в помещении.

В конце рабочего дня обязательно убедиться, что кондиционеры выключены.

16.  Ведение информационной доски и контроль размещаемой информации (рядом с кабинетом №301- коммерческий департамент)

·         Распечатать объявление на листе А4

·         Разместить на информационном стенде в свободной ячейке

·         Оповестить в рабочих группах ватсап всех сотрудников о:

– поездках

– генеральной уборке

– собраниях

– мероприятиях

– субботниках

– сборы для сотрудников на разные случаи и т.д.

·         На рабочем столе офис-менеджера должна быть закреплена папка «Объявления» и шаблонны всех без исключения объявлений, хранить там

17.  Канцтовары и расходные материалы

2.      В служебном помещении с канцтоварами №307 (рядом с ресепшен) обязательно должен быть следующий запас канцелярских товаров (когда передаются в эксплуатацию эти материалы оформляется в 1С Внутреннее потребление – передача в эксплуатацию):

Антистеплер

Калькулятор

Зажим

Коврик для мыши

Линейка

Ножницы

Органайзер для документов

Органайзер канцелярский

Папка

Планшет

Рамка

Скоросшиватель

Степлер

Точилка

Урна

Также обязательно должен быть следующий запас расходных материалов (когда списываются эти материалы оформляется в 1С Внутреннее потребление – списание на расходы), а именно:

Бланк накладной

Бланк приходного кассового ордера

Бланк расходного кассового ордера

Блокнот

Бумага для принтера

Бумага цветная (зеленая)

Бумага цветная (красная)

Карандаш

Клей

Клейкая бумага для заметок

Книга учета

Корректор

Маркер

Нитки для сшивания документов

Общая тетрадь

Пленка для ламинирования

Почтовый конверт (большие)

Почтовый конверт (маленькие)

Резинка для денег

Ручка

Скобы для степлера №10

Скобы для степлера №24

Стикеры

Увлажнитель для пальцев

Файлы

Чековые ленты

Чернила для печати

3.      Раз в месяц проверять провести ревизию на наличие канцелярских принадлежностей (что осталось в малом количестве или закончилось) Если что-то необходимо, нужно закупить.

Чтобы оформить заявку на закупку канцелярских товаров и расходных материалов денег нужно:

·         В программе 1С оформить «Заказ поставщику» (см. Видео №2 «Инструкция офис-менеджера» в Битрикс-24). Если поставщика нет в программе, то занести его в 1С через отдел учета. Все поставщики канцтоваров должны быть занесены в программу 1С с указанием их реквизитов, адреса, номера телефонов. Бланк распечатать. С финдиректором согласовать.

4.      Если все ОК, на основании «Заказа поставщику» оформить «Заявку на расходование ДС» (см. Видео №3 «Инструкция офис-менеджера» в Битрикс-24).

Без заявки в 1С ДС не выдадут.

5.      На следующий день после оформления заказа поставщику, подать заявку (указать адрес поставщика и номер телефона) в группу в ватсап «Ларгус» о том, что надо забрать канцтовары, н-р, компания «Эдим» осуществляет бесплатную доставку до офиса заказы на сумму свыше 15т.р)

Взять на расходной кассе деньги по «Заявке на расходование ДС» и передать их водителю

6.      После доставки в офис канцтоваров и расходных материалов

·         поднять коробки на 3-й этаж

·         положить их в кабинет №307

·         проверить по накладной, что пришло, а чего нет

·         разложить по своим местам в железном шкафу

·         Если пришел излишек, недостача или прислали не тот товар, нужно связаться с менеджером магазина, выяснить все

·         Если товар поступил в излишке, или прислали не тот товар – оформить в 1С «Возврат товара поставщику» (см. Видео №6 «Инструкция офис-менеджера» в Битрикс-24). ЕСЛИ ЭТОТ ТОВАР НАМ НЕ НУЖЕН:

– подать заявку в группу в ватсап «Ларгус»

– если нужно отправить излишек – передать товар в отдел логистики

– если недостача – отправить водителя повторно

7.      После приемки канцтоваров, нужно оформить в программе 1С «Приобретение товаров и услуг» на основании «Заказа поставщику» (см. Видео №4 «Инструкция офис-менеджера» в Битрикс-24)

8.      Все поступающие от сотрудников на пост заявки на канцтовары и расходные материалы фиксируются в журнале «Учет выдачи канцелярских товаров, расходных материалов

·         После получения канцтоваров сотрудник обязательно должен расписаться в журнале

·         После передачи канцтоваров сразу оформить в 1С «Внутреннее потребление» – передача в эксплуатацию или списание на расходы (см. Видео №5 «Инструкция офис-менеджера» в Битрикс-24)

·         Куда, что списывать смотри в п.2 в разделе №13 Канцтовары и расходные материалы

18.  Входящая корреспонденция (почта)

– Работу с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение документов;

– Организацию получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

– По поручению директора подготовку проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности компании в целом;

– По поручению директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

– Прием; сортировка; регистрация корреспонденции; направление документов адресатам для принятия управленческого решения; направление документов на исполнение; исполнение документов

19.  Исходящая корреспонденция (почта)

·         В журнале «Адресная книга» зафиксировать все адреса

·         Новый адрес нужно обязательно вписывать в этот журнал

·         Все письма раскладываются по конвертам

Открыть журнал «Учет исходящей корреспонденции» и зарегистрировать все письма, заклеить, подписать адрес, взять деньги под аванс (для оплаты почтовых расходов) отнести на почту, взять на почте чек об оплате налога, принести его и сдать в кассу. Официальный отчет кассиру об израсходованной сумме предоставляется на основании чека

20.  Прием документов и личных заявлений на подпись

– Уточнить у адресанта (того, кто отправил документ) имя и фамилию, должность, отдел. Записать его данные, если не знаком с данным сотрудником

– Положить документ в коричневую папку «На подпись Расухаджиеву Исмаилу»

– В начале следующего дня, сразу после открытия кабинета Учредителя, положить папку ему на стол

– В конце дня, перед закрытием кабинета Учредителя, проверить папку, есть ли в документах подписи. Если подписей нет, то оставить папку на столе. Если подписи есть, то забрать папку с собой

– После получения подписей на документах, связаться с ответственными лицами и сообщить им о готовности документов

(Риски и возможные сценарии)

Если в течении дня после того, как офис-менеджер положил папку на стол Учредителю, принесли еще документы на его подпись, то при отсутствии в кабинете Учредителя нужно доложить эти документы в папку, проверив, поставлена ли подпись на остальных документах, и забрать документы с подписью

·         Сообщить о выполненной работе

Заполненный бланк (форма №21) размещается в битрикс в CRM, в раздел «Сделки» < «ЗРС» < «Новая» + быстрая сделка

–     В зависимости от характера возникшей ситуации или проблемы, назначается ответственный исполнитель

–     Если нужен определенный дедлайн, обязательно уточнить и отметить нужную дату в поле «Дедлайн»

–     Переместить ЗРС в раздел «На рассмотрение руководителя»

–     Если  руководитель одобрил заявку она переходит в раздел «Одобрено руководителем»

–     Только после одобрения фин.директором Бериевой Б. в поле «Действия» расписать последовательность задач которые нужно сделать для устранения проблемы

–     После необходимых действий указанных выше, приступить к обработке возникшей проблемы перенеся заявку в раздел «В работе»

–     По завершении всех работ, перенести ЗРС в раздел «Завершено»

При поступлении ЗРС (бумажный документ):

– передать на рассмотрение директору финансового департамента

– далее действовать по указанию (обычно пишет на ЗРС) директору финансового департамента

– передавать, отработанные ЗРС руководителю отдела касс для контроля и учета

– если ЗРС не одобрена, сообщить об этом заявителю и подшить в папку

26.  Оформление командировочных удостоверений

·         Уточнить дату отправления, продолжительность командировки и т.д.

·         Для оформления командировочного используется форма №38 «Бланк командировочного удостоверения»

·         Командировочное удостоверение заполняется в одном экземпляре, подписывается руководителем, ставится отметка о выбытии

·         Днем выезда/вылета считается день отправления самолета, поезда и т.д.

·         Днем приезда/прилета считается день прибытия самолета, поезда и т.д.

2.      Заказ авиа/ж-д билетов

3.      При заказе авиа/ж-д билетов, уточнить у командировочного сроки и желаемое время вылета

4.      Бронирование гостиницы

5.      Распечатка электронного билета с промокодом для посещения выставки

2.      В поисковой строке (google, яндекс) набрать адрес сайта Mosbuild.com

3.      На сайте выбрать раздел «Получите билет»

4.      Далее заполнить все необходимые данные по каждому участнику выставки:

Укажите способ приобретения билета – у меня есть промокод для бесплатного посещения

Укажите рабочий email – написать адрес участника

Ключ верификации – запросить код у получателя (приходит на эл. почту)

Затем заполнить следующие поля:

1) ФИ (отчество не обязательно)

2) Пол

3) Страна – Россия

4) Регион – Чеченская республика

5) Город – Грозный

6) Адрес рабочий – пропустить

7) Мобильный телефон

Поставить галочку напротив пункта «Настоящим я даю ООО «АйТиИ Экспо Интернешнл» согласие на обработку персональных данных

Цель посещения выставки – «поиск продукции или услуг для бизнеса»

Что вас интересует на выставке – выбрать несколько вариантов: строительные материалы, сантехника, керамическая плитка, краски и декоративная штукатурка, двери и замки, обои

Данные о компании:

1) Укажите название организации (будет отображено на бейдже) – ООО ПКФ «Идеал»

2) Название должности (будет отображено на бейдже) – написать занимаемую должность участника

3) Уровень занимаемой должности – выбрать подходящий вариант из представленных

4) Какой из вариантов наиболее точно описывает Вашу зону ответственности – продажи

5) Сайт организации – пропустить

Вид деятельности компании:

Укажите основной вид деятельности компании – розничная торговля

Какова общая численность сотрудников вашей компании – от 11-50

Роль в приобретении товаров/услуг – я согласую решения с другими ответственными лицами в компании

Укажите примерный годовой объем закупок вашей организации – затрудняюсь ответить

Хотели бы вы приобрести стенд на MosBuild? – нет

Посещали ли вы предыдущую выставку MosBuild? – да

Страница оплаты – введите промокод (его заранее присылает организация MosBuild на электронную почту pkf_ideal@mail.ru)

5.      Дождаться загрузки, скачать билет и распечатать его на цветном принтере

6.      Передать получателю билет

29.  Заказ авиа/ж-д билетов

Правила заказа авиабилетов

Для сотрудников:

·         Класс перелёта: Эконом-класс

·         Время вылета и прилёта: Уточняется у сотрудника

·         Сбор информации: Багаж и ручная кладь

·         Трансфер: Организуется дополнительно

Для учредителей:

·         Класс перелёта: Бизнес-класс

·         Время вылета и прилёта: Уточняется у учредителя

·         Сбор информации: наличие багажа и ручной клади

·         Выбор мест: Ряды с 4-го по 7-й, места C или D у прохода, ряд широкий

·         Трансфер: Организуется дополнительно

Процедура заказа:

1. Взять копию паспорта

2.Узнать точное время и место проведения мероприятия

3.Подобрать в интернете несколько вариантов рейсов (место и время отправления и прибытия, цена)

Пример: Если мероприятие проходит в Румянцево, удобнее выбрать рейс, прибывающий во Внуково, а не в Домодедово

4.Предоставить подобранные варианты сотруднику или учредителю, подавшему заявку

5.Оплатить выбранный вариант (наличные или электронная оплата). Информацию об оплате уточнить у финдиректора

6.Оформленный авиабилет скинуть на почту или Whatsapp. Распечатанные билеты сохраняются до момента отправки

·         При выборе гостиницы или квартиры нужно, чтобы она соответствовала цели и условиям поездки. Важно учесть, чтобы рядом находилась станция метро, не было пересадок, не более двух трех остановок и т.д.

·         Сама по себе технология бронирования гостиницы онлайн обычно сводится к тому, что в запросе необходимо указать город/страну, даты заезда/выезда или количество ночей пребывания, количество взрослых и детей, количество необходимых номеров, тип номера

·         На многих сайтах в расширенном поиске предоставляется возможность указать категорию гостиницы, её название, адрес или предлагаются ещё какие-либо дополнительные критерии и фильтры поиска

·         После получения ответа на запрос по заданным критериям, необходимо выбрать нужную гостиницу из предложенного перечня и для завершения бронирования ввести персональную информацию: имя, фамилию, возраст детей, телефон для контакта, электронный адрес e-mail и если необходимо информацию о кредитной/дебетовой карте для оплаты

·         Месторасположение является одним из самых важных критериев, на который необходимо обратить внимание

·         При выборе стоимости отеля обращайте внимание на налоги и сборы, которые могут быть включены в стоимость полностью или частично, или не включены совсем и их необходимо будет оплачивать при выезде из отеля

·         Не менее важно обращать внимание на правила и условия изменения, аннуляции бронирования

·         При некоторых условиях правила позволяют делать изменения и аннуляцию бронирования бесплатно или с выплатой определённого штрафа

·         В других случаях любые изменения или аннуляция брони запрещены и оплаченная стоимость является невозвращаемой

·         Незадолго до поездки, особенно, в отпуск в высокий сезон, позвоните или напишите в гостиницу, чтобы убедиться, что с бронированием всё в порядке

·         Также не забыть передать с собой в поездку распечатку бронирования гостиницы или отдыха, как подтверждающий документ

·         Каждый четверг обрабатывать и поливать цветы на 3-м этаже

·         В 5л бачки воду для полива набирать заранее, чтоб она отстоялась

·         Разрыхлять землю в горшке

·         Поливать водой, с добавлением жидкого универсального удобрения, как указано в инструкции

·         Главное правило полива: Лучше недолить, чем перелить. Если растение недолить, это может привести к опаданию нескольких листочков или бутонов, а при избытке можно погубить растение насовсем: корни начнут гнить. Поливать и опрыскивать утром

·         Растения нужно поворачивать несколько раз в неделю (растение не успеет наклониться в сторону света)

·         Вовремя удалять пожелтевшие листья и увядшие цветочки (они могут вызвать гниение)

·         Нельзя переставлять часто цветы с одного места на другое

·         Цветы с большими листьями нужно протирать пыль влажной салфеткой, а с мелкими листочками – опрыскивать. Цветы всегда должны быть чистыми, без пыли

Протирать горшок и подставку для горшка

32.  Координация работы офиса по подготовке и закрытию

– попросить сотрудника исправить все ошибки

– передать руководителю на подпись

·         Просмотреть свой дневник и проинформировать отделы о необходимости подготовки и проведению определенных мероприятий

·         Привести в порядок рабочее место

·         Убрать со стола все документы

·         Закрыть все ящики, сейфы на ключ

·         Полностью отключить все офисное оборудование (компьютер, принтер, УПС, и др.)

·         Выключить электрический свет над своим рабочим местом

·         Подготовиться к началу нового рабочего дня

·         Обход по 3-му этажу:

– выключить электрический свет в серверной №308, в служебном помещении с канцтоварами №307

– проверить кабинеты на наличие мусора (кроме закрытых), если есть убрать

– в 3-х шкафах (рядом с кабинетом директора орг.департамента №333 и рядом с кабинетом №327 отдел оптовых продаж, у лифта) проверить чистоту и порядок (грязная посуда, грязная раковина, мусор, воду закрыть и т.д.), если есть убрать

– в комнатах для намаза и отдыха проверить чистоту и наличие мусора

– Выключить вентиляцию помещений, поставить на отметку 0 (кнопки находятся на стене у кабинета орг.департамента №316, и напротив кабинета №319 отдел закупок)

·         Сдать ключи от кабинетов №307 (служебное помещение с канцтоварами), №308 (серверная), №322 (зал переговоров), №326 (запасной выход) ответственному за хранение, приемку и выдачу ключей

взрослым рекомендуется употреблять по 20 – 30 капель настойки 3-4 раза в день до достижения стабильного лечебного эффекта, детям с 12 лет – из расчета 1 капля на 1 год жизни