Как сформировать авансовый отчет (инструкция)

СКАЧАТЬ

Авансовый отчет

Подотчётные лица – это сотрудники фирмы, которым разрешено получать денежные средства организации через кассу и (или) безналичным путём для оплаты расходов при осуществления предприятием своей деятельности. Так подотчётному лицу могут поручить приобрести какой-либо товар за наличный расчёт или оплатить задолженность поставщику за ранее поставленные товары, не редко деньги выдаются штатному водителю на приобретение ГСМ для авто, или выдача происходит сотруднику, отправляющемуся в командировку.

Важно, что подотчётным лицом является только штатный сотрудник компании или человек, работающий по гражданско-правовому договору. Передача денежных средств между подотчётными лицами друг другу не допускается.

Рассмотрим порядок расчётов с подотчётными лицами на примере с отражением операций в программе 1С:

Например: ООО ««Стройцентр Идеал» 04.08.2022 г. выдало своему сотруднику (Аддиеву А.М) денежные средства в размере 308 600 руб. на хозяйственные расходы.

При создании заполняем необходимые строки:

• Вид операции (Выдача подотчетному лицу)
• Получатель
• Сумма
• Статья расходов (Выдача под авансовый отчет)
• Счет учета (50.01 – Автоматически)

После заполнения → Записать и закрыть

 

 

Необходимо распечатать РКО и проставить соответствующие подписи

 

 

В тот же день сотрудник отчитался о потраченных денежных средствах и предоставил в бухгалтерию расходные документы, т.е. накладную с чеком, который подтверждает расходы.

 

 

По этим документам создаем авансовый отчет

Банк и касса → Касса → Авансовые отчеты → «Создать».

Заполняем необходимые строки:

• Дата
• Подотчётное лицо
• Авансы → «Добавить».
• Документ аванса → Выдача наличных, по которому работнику были выданы денежные средства под отчет, в нашем примере это РКО от 04.08.2022. Нажмите кнопку «Записать».

 

Теперь перейдём на закладку «Товары».

• «Документ (расхода)» введите информацию о документе поступления: вид документа, номер и дата.
• «Номенклатура» выберите поступающие товарно-материальные ценности.
• «Количество»
• «Цена»
• «НДС» (Без НДС или с НДС). Если подотчетное лицо прикладывает к авансовому отчету счет-фактуру, полученный от поставщика, то необходимо установить флажок «СФ» и заполнить «Реквизиты счета-фактуры»: «Дата» и «Номер». При этом счет-фактура поставщика будет зарегистрирован как отдельный документ.

 

Для вызова печатного бланка Авансового отчета (форма АО-1) используйте кнопку «Печать

 

В случае перерасхода оплачивается через кассу. Неизрасходованный остаток подотчётной суммы необходимо вернуть. Если остаток вносится в кассу организации наличными, то операцию оформляют приходным кассовым ордером и записью в кассовой книге.

Создание → + Поступление

 

 В открывшемся окне заполняем необходимые строки:

• Дата
• Вид операции (Возврат от подотчетного лица)
• Подотчетное лицо
• Сумма
• Статья доходов (Возврат денежных средств подотчетником)

После заполнения → Записать и закрыть

 

Подотчётному лицу надо выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру в подтверждение получения от него денег.

Далее заверенный приходный кассовый ордер прикладывается к кассовой книге.