Электронное архивирование документов
“ЭЛЕКТРОННОЕ АРХИВИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ”
Электронный архив документов — это совокупность самих электронных документов и программного обеспечения, позволяющего осуществлять хранение, архивацию, регистрацию, защиту, поиск, структуризацию, классификацию и предоставление доступа к ним.
Но это – не хранение, а всего лишь облегчение доступа. Это даже не архив в полном смысле слова, ведь в архив организации сдаются оригиналы документов, а электронный архив состоит из скан-копий.
| Важные инструкции по безопасности при работе со сканером
|
– Для безопасного использования устройства следует внимательно прочесть и выполнять данные инструкции. Сохраните это руководство для дальнейшего использования. Следуйте всем указаниям и предупреждениям на устройстве.
– Некоторые символы нанесены на устройство с целью обеспечения безопасной и правильной работы. – Размещайте устройство на плоской устойчивой поверхности, которая шире основания устройства в любом направлении. При установке устройства около стены оставляйте между ним и стеной промежуток не менее 10см. – Поставьте устройство вблизи от компьютера, чтобы не натягивать интерфейсный кабель. Не устанавливайте и не храните устройство на открытом воздухе, в сильно загрязненных или запыленных местах, рядом с источниками воды и тепла, в местах, подверженных ударам, вибрации или резким изменениям температуры или влажности, при высокой температуре или влажности, на прямом солнечном свете или под сильными источниками света. – Не работайте с устройством с мокрыми руками. – Устройство должно находиться рядом с электрической розеткой, от которой шнур питания можно легко отсоединить. – Шнуры питания следует прокладывать в местах, где они не будут истираться, изнашиваться, сплющиваться, скручиваться и подвергаться порезам. Не ставьте предметы на шнуры питания и следите за тем, чтобы на шнуры питания не наступали и не переезжали их. С особой внимательностью необходимо следить за отсутствием сгибов на конце шнура. – Используйте только шнур питания, входящий в комплект устройства. Запрещается использовать шнур питания с любым другим оборудованием. Использование любых других шнуров с устройством, а также использование шнура от устройства с другим оборудованием может привести к пожару или поражению электрическим током. – Используйте только источник питания того типа, который указан на заводской этикетке изделия. Подключайте сканер только к обычной электрической розетке. – При подключении данного продукта к компьютеру или другому устройству с помощью кабеля убедитесь в правильности ориентации разъемов. Каждый разъем можно подключить лишь одним способом. Если вставить разъем неправильно, можно повредить оба устройства, соединенные кабелем. – Не подключайте устройства к розеткам, от которых питаются регулярно включающиеся и выключающиеся фотокопировальные аппараты или системы кондиционирования. – Если вы подключаете устройство через удлинитель, убедитесь, что общая нагрузка от всех устройств, подключенных к этому удлинителю, не превышает максимально допустимую. Также убедитесь, что общая нагрузка от всех устройств, подключенных к удлинителю, не превышает максимально допустимую розеткой. – Не разбирайте, не вносите изменения и не пытайтесь починить устройство или его принадлежности своими силами, кроме способов, явно описанных в прилагаемом руководстве. – Не вставляйте предметы в любые отверстия устройства, так как они могут прикоснуться к точкам высокого напряжения и вызвать короткое замыкание. Остерегайтесь поражения электрическим током. |
| Важные указания при работе со сканером | – Если вилка повреждена, замените весь кабель или обратитесь к квалифицированному электрику. Если вилку устанавливается предохранитель, убедитесь, что вы заменили его предохранителем подходящего размера и номинала.
– В следующих случаях следует отключить устройство и шнур питания и отдать на обслуживание квалифицированному сотруднику: в устройство попала жидкость; шнур питания или вилка повреждены; устройство или шнур питания упали или их корпуса повреждены; устройство или шнур питания работают неправильно или заметно снизилась их производительность. (Не пытайтесь сделать регулировки, которые не описаны в инструкции по эксплуатации.) – Отключите устройство и шнур питания перед очисткой. Для очистки используйте только влажную ткань. Не применяйте жидкие или аэрозольные средства. – Если вы не планируете использовать устройство или его принадлежности в течение долгого периода времени, обязательно отключите шнур питания от электрической розетки. – После замены расходных материалов надлежащим образом утилизируйте их, следуя региональным правилам и нормативам. Не разбирайте их. – Держите устройство на расстоянии как минимум 22см от кардиостимулятора. Радиоволны, излучаемые устройством, могут нарушить работу кардиостимулятора. – Не используйте устройство рядом с автоматически контролируемыми устройствами, такими как автоматические двери или пожарная сигнализация. Радиоволны, излучаемые устройством, могут нарушить работу этих устройств, что может привести к несчастным случаям. – Не кладите тяжелые предметы на стекло сканера, а также не нажимайте на него слишком сильно. |
| Ограничения на копирование
|
Копирование следующих документов преследуется по закону:
– Банковские векселя, денежные знаки, рыночные государственные ценные бумаги, правительственные и муниципальные долговые обязательства. – Непогашенные почтовые марки, проштампованные почтовые открытки и другие официальные почтовые предметы. – Правительственные гербовые марки и ценные бумаги, выпущенные в ходе судопроизводства. Копирование следующих документов требует осторожности: – Частные реализуемые ценные бумаги (акции, векселя, чеки и т. д.), ежемесячные пропуска, концессионные документы и т. д. – Паспорта, водительские удостоверения, свидетельства о пригодности, дорожные пропуска, акцизные марки, билеты и т. д.
|
| Типы оригиналов, сканирование которых выполнять нельзя
|
Во избежание повреждений оригиналов или сканера не загружайте в ADF (Automatic Document Feeder) – выполняет автоматическую подачу загруженных оригиналов, оригиналы следующих типов:
– Фото – Оригиналы с отверстиями – Буклеты – Оригиналы на небумажной основе (на прозрачной пленке, ткани, металлической фольге) – Оригиналы со скрепками или скобами – Оригиналы со следами клея – Измятые или покоробленные оригиналы – Прозрачные оригиналы, например, на пленке для проекторов – Оригиналы со слоем копировальной бумаги – Оригиналы с невысохшими чернилами – Оригиналы с наклейками !!!Сканирование таких оригиналов выполняйте на стекле сканера. |
| Откуда брать товарные накладные для архивирования | Старший продавец отдела передает товарные накладные вместе с Реестром реализаций на следующее рабочее утро до 11.00 |
| В каком порядке принимать товарные накладные для архивирования | Товарные накладные должны быть разложены
· по датам · по номерам · с печатью кассира · с печатью кладовщика Принимать товарные накладные с ровными верхними краями |
| Куда сохранять отсканированные документы | На рабочем столе ПК в отделе учета есть
· папка Архив Товарные Накладные в ней создается папка на текущий месяц, н-р, · папка Архив Апрель 2023 в этой папке создаются папки для всех отделов, н-р, · Архив 1 отдел апрель 2023 · Архив 2 отдел апрель 2023 · Архив 3 отдел апрель 2023 · Архив 4 отдел апрель 2023 · Архив 5 отдел апрель 2023 · Архив 6 отдел апрель 2023 · Архив 7 отдел апрель 2023 · Архив 8 отдел апрель 2023 · Архив 9 отдел апрель 2023 Н-р, отсканированные товарные накладные отдела №1 сохраняются в папке Архив 1 отдел апрель 2023 · На каждый день создается отдельный файл отсканированных накладных под наименованием, н-р, 01.04.23 45, где 45 это количество отсканированных документов
|
| Что делать с отсканированными и сохраненными документами | Разорвать и выбросить в урну |
