Инструкция (шляпа) для расходного КАССИРА

1.      Организация начала рабочего дня расходного кассира

2.      У кассира основной кассы взять ключи от расходной кассы

3.      Закрыть дверь в кассу на ключ. (Дверь кассы должна быть всегда закрыта на ключ)

4.      Вытереть пыль на рабочем месте

5.      Взять журнал «Касса»:

·        Записать дату текущего дня на обеих сторонах страниц

·        На сторону «Приход» вывести остаток предыдущего дня с последней страницы «Расход»

·        На сторону «Расход» приготовиться вводить записи

6.      Включить компьютер и всю технику

7.      На рабочем столе компьютера двойным щелчком открыть журнал «Отчет по кассе» документ в Excel

·        Выделить левой кнопкой мыши таблицу за предыдущий день

·        Скопировать выделенную таблицу правой кнопкой мыши

·        Вставить ее чуть ниже таблицы (через 2-3 строчки) за предыдущий день

·        Поменять дату на текущий день

·        Выделить всю информацию, кроме шапки наверху и итога внизу, щелкнуть правой кнопкой и выбрать «Очистить содержание»

·        Внести в «Приход» остаток предыдущего дня. После каждого изменения в таблице в течении дня обязательно нужно сохранять документ!

·        Свернуть журнал, нажав (-), который находится в верхней части экрана

·        Открыть программу 1:С

·        Выбрать журнал «Ведомость по денежным средствам» в 1:С

·        Проверить остаток на начало дня в сейфе (или ящике), все деньги должны быть разложены по купюрам и монетам

·        Приготовиться принимать деньги (денежные средства по итогу «Заявки на расходование денежных средств», оплата за реализации опт и в долг, первоначальный взнос за кредит, авансовый остаток водителей после рейса и т.д.)

2.      Прием кассы

·        Взять деньги

·        Пересчитать их машинкой

·        Открыть журнал «Касса» и на стороне «Приход» сделать запись, указать порядковый номер операции по журналу (номер текущего ПКО), фамилию и имя водителя, комментарий «КАССА», сумму ДС

·        Подпись лица, сдающего деньги строго обязательна

·        Деньги разложить по купюрам и положить в сейф.

·        Сейф закрыть на ключ

На основании записи в журнале Касса» сделать ПКО в программе 1С:

·        Открыть программу 1:С

·        «Список документов Приходный кассовый ордер» → создать (зеленый плюс) → выбрать операцию «получение из банка»

·        Ввести полученную сумму

·        Выбрать счет «Банк учредителя»

·        Внизу в комментарии написать номер порядковый номер РКО по кассовому журналу и «КАССА»

·        Нажать «Провести и закрыть»

В гугл таблице «Отчет по кассе» сделать запись о приходе денег на стороне «Приход», указав сумму. В колонку рядом внести количество купюр для каждого номинала (например, если пятитысячных купюр 35 штук, то вписать «35» перед значением «5000»), ОБЯЗАТЕЛЬНО СОХРАНИТЬ.

3.      Прием денег за реализацию в долг или опт (может привезти и водитель компании)

·        Пересчитать деньги машинкой

·        Открыть журнал «Касса» и на стороне приход сделать запись, указав порядковый номер ПКО по журналу, фамилию и имя должника, комментарий с указанием данных водителя, и сумму, например: №1234 – фамилие оптовика – долг опт ч/з Дениева Х – 25 000р – двадцать пять тысяч – подпись ответственного лица

·        Подпись лица, сдающего деньги строго обязательна

·        Деньги разложить по купюрам и положить в сейф.

·        Сейф закрыть на ключ

На основании записи в журнале «Касса» нужно сделать ПКО в программе 1:С

·        Открыть «Список документов Приходный кассовый ордер» → создать

·        Операция «Поступление оплаты от клиента»

·        В графе «Плательщик» добавить оптовика или должника, от которого получены ДС

·        В графе «Сумма» ввести полученную сумму

·        Подразделение: Касса Иванова 2

·        В комментарии написать порядковый номер ПКО по журналу, и через кого была оплата

·        Провести и закрыть

·        В Excel таблице «Отчет по кассе» сделать запись о приходе ДС

·        Взять деньги и пересчитать их машинкой

·        В журнале «Касса» на стороне «Приход» сделать запись, указать порядковый номер операции, фамилия и имя покупателя, наименование банка комментарий, сумма цифрами и прописью, подпись сотрудника банка обязательна

·        Открыть программу 1:С→ «Список документов Приходный кассовый ордер» →создать

·        Выбрать операцию «оплата от покупателя»

·        Внести сумму и выбрать контрагента (например «FINTIME»)

·        Договор «Основной договор (предоплата Иванова)»

·        Подразделение: касса Иванова

·        В комментарии внести номер операции по журналу и комментарий, фамилия и имя покупателя

·        ОК

·        В Excel таблице «Отчет по кассе» сделать запись о приходе ДС

5.      Прием денег от разных источников

·        Взять деньги

·        Пересчитать их машинкой

·        Открыть журнал «Касса» и на стороне «Приход» сделать запись, написать номер ПКО, фамилию и имя должника или водителя, комментарий, сумму

·        Подпись лица, сдающего деньги СТРОГО ОБЯЗАТЕЛЬНА

·        Деньги разложить по купюрам и положить в сейф.

·        Сейф закрыть на ключ

В программе 1:С сделать ПКО:

·        Открыть «Список документов Приходный кассовый ордер» → создать→

·        Операция «Прочее поступление», выбрать подходящую статью

·        Занести сумму

·        Выбрать нужную кассу и организацию

·        В комментарии указать порядковый номер операции по журналу и комментарий за что получены ДС

·        Провести и закрыть

·        В Excel таблице «Отчет по кассе» сделать запись о приходе ДС

В остальных случаях начальник отдела логистики делает заявку на расходование средств.

Подходит водитель и сообщает, что отправляется в рейс, называет город, сумму заявки и свою фамилию. Позвонить логисту и подтвердить эти данные.

·        Открыть журнал «Касса» и на стороне «Расход» сделать запись, указать порядковый номер РКО, фамилию и имя водителя, комментарий, сумму, в какой город рейс, подпись водителя. Например: №3133, фамилия и имя водителя, рейс в город «», 10.000р – десять тысяч рублей¸ подпись водителя. Если в рейс едет закупщик, то: номер операции, фамилия и имя закупщика, рейс в город «…», 100.000р., сто тысяч руб., подпись закупщика.

·        В контрагенте указать ответственного закупщика, если сам закупщик едет в рейс

·        Подпись получателя ДС строго обязательно

·        Пересчитать деньги на машинке

·        Попросить водителя пересчитать деньги сразу перед кассой

·        Заполнить бланк форма №1 «Деньги под отчет водителю», отдать водителю бланк и деньги.

·        На реестре «Заявки на расходование средств» отметить галочкой сумму, которую выдали

В программе 1:С сделать РКО, на основании заявки на расходование средств.

·        Казначейство → Заявки на расходование ДС → указать дату с предыдущего по сегодняшний день

·        Найти нужную заявку по сумме, ответственному и комментарию

·        Открыть→ создать на основании→ Расходный кассовый ордер

·        Внизу в комментарии написать номер операции по журналу и рейс в какой город

·        Провести и закрыть

·        В Excel таблице «Отчет по кассе» сделать запись о расходе ДС

7.      Авансовый отчет водителя компании на остаток от рейса

·        Взять у водителя квиток, путевой лист и отчет водителя, в котором указан маршрут, фамилия и имя водителя, и остаток денег

·        Взять деньги

·        Пересчитать их машинкой

·        Открыть журнал «Касса» и на стороне «Приход» сделать запись, написать номер ПКО, указать фамилию и имя водителя, в комментарии указать остаток от какого рейса, сумму

·        Подпись лица, сдающего деньги строго обязательна

·        Деньги разложить по купюрам и положить в сейф.

·        Сейф закрыть на ключ

В программе 1: С найти сумму РКО, на который был привязан рейс, засинить (нажать один раз), сверить сумму, данные водителя номер операции по журналу в комментарии, и если РКО выбран правильно, то:

·        ввести на основании→ ПКО

·        Ввести сумму, полученную от водителя

·        В комментарии написать порядковый номер ПКО из журнала и комментарий «остаток от рейса»

·        Провести и закрыть

На основании того же РКО сделать авансовый отчет

·        Открыть РКО → создать на основании→ авансовый отчет

·        Занести с отчета водителя все расходы на дорогу в графу «расходы» → нажать «добавить» и ввести каждый дорожный расход в «статьи расходов»  (например: пост-200руб., суточные 350руб., гостиница 1000руб., и т.п), В графе % НДС выбрать «Без НДС»

·        Если в отчете водителя указана сумма оплаты, то перейти в графу «оплата поставщикам» выбрать поставщика (указан рядом с суммой оплаты в отчете), внести сумму

·        Провести и закрыть

Снова перейти на основании документа РКО. При суммировании ПКО и авансового отчета должна получиться сумма по РКО.

·        В Excel таблице «Отчет по кассе» сделать запись о приходе ДС

8.      Авансовый отчет водителя компании на перерасход от рейса

·        Открыть журнал «Касса» и на стороне «Расход» сделать запись, написать порядковый номер операции, указать фамилию и имя водителя, в комментарии указать перерасход, сумму на перерасход

·        Подпись водителя строго обязательна

·        Взять деньги из сейфа, пересчитать и отдать водителю

В программе 1: С найти нужный РКО, на который был привязан рейс, засинить (нажать один раз), сверить сумму, данные водителя номер операции по журналу в комментарии, и если РКО выбран правильно, то:

·        Открыть РКО→ создать на основании→ авансовый отчет

·        Заполнить авансовый отчет→ Провести и закрыть

·        Открыть авансовый отчет→ создать на основании→ РКО

·        Указать сумму (равную минусовой сумме из отчета водителя)

·        В статьи выбрать «Возврат перерасхода подотчетному лицу»

·        В комментарии указать номер РКО по журналу и «перерасход»

·        Провести и закрыть

·        В Excel таблице «Отчет по кассе» сделать запись о расходе денег

9.      Выдача бонусов (покупателям, строителям)

·        Получить подтверждение выдачи бонусов у руководителя касс

·        В журнале «Касса» сделать запись, указать порядковый номер РКО, комментарий «выдача бонусов», фамилию и имя покупателя или строителя, получающего бонусы, сумму цифрами и прописью, подпись получателя, например: №4324 – Макаев Ибрагим, выдача бонусов – 10.000р – десять тысяч рублей. Дать получателю расписаться в журнале.

·        Взять деньги

·        Пересчитать их машинкой

·        Отдать деньги строителю и попросить пересчитать перед кассой.

В программе 1:С сделать РКО на основании записи в журнале:

·        «Казначейство →Расходные кассовые ордера» → создать

·        В операции выбрать «Прочий расход», плательщик (ввести в поисковике фамилию и имя строителя), статью ДДС «26 выплата бонусов» и статью расходов «26 Бонусы»

·        Внизу в комментарии указать номер операции и комментарий по журналу (например: 4324 выплата бонусов строителю)

·        Провести и закрыть

·        В Excel таблицу «Отчет по кассе» внести запись о расходе денег

10.  Выдача ДС за товар поставщику

В реестре платежей найти заявку для данного поставщика отметить (+) на против суммы

В журнале «Касса» выписать в соответствии данной таблице

В программе 1С сделать РКО на основании заявки

Если сумма выдачи меньше заявки, на основании заявки сделать РКО в соответствии выданной сумме и установить статус «Закрыть»

Если сумма к выдаче чуть больше заявки, то согласовав с руководством выписывать сумму (закупщик должен сделать новую заявку на большую сумму) отклонить предыдущую заявку и сделать РКО на основании новой заявки

В любых изменениях в сумме заявки в распечатанном реестре указать выданную сумму рядом с предыдущей суммой, зачеркнуть старую

Если закупщика нет на работе, поставщик звонит закупщику и закупщик дает разрешение кассиру на выдачу ДС (в исключительных случаях)

11. Выдача аванса

15-го числа расходный кассир на основании данной заявки выписывает эту сумму и делает РКО в 1:С

Помощница финансового директора приносит платежную ведомость на кассу

Далее выдавать аванс сотрудникам, каждому лично

12. Закрытие рабочего дня

После окончания рабочего дня, после закрытия кассы, сделать инкассацию ДС. В Excel таблице «Отчет по кассе» заполнить все три таблицы: проверить по журналу «Касса» занесены ли все ПКО и РКО, посчитать оставшиеся деньги, внести во вторую таблицу количество всех купюр и мелочи. Внести в крайнюю справа таблицу число купюр номиналом по 1т.,2т.,5т., полученную общую сумму занести в первую таблицу на стороне «Расход» последней строкой. Сделать в журнале «Касса» запись РКО на эту же сумму, написать номер, Ф.И. кассира, комментарий «закрытие кассы», сумма цифрами и прописью, подпись кассира  На основании РКО сделать в программе 1:С инкассацию:

·        Открыть 1:С →расходные кассовые ордера →создать → операция «Инкассация в банк»→ выбрать нужную кассу, например (Касса ИП Аддиев А/Расходная) и счет (Банк “Учредитель” ИВАНОВА)→ сумма → комментарий: номер РКО по журналу →

записать документ

·        На основании инкассации занести «Поступление безналичных ДС» → создать на основании→ Поступление безналичных ДС → провести и продолжить → «Номер по банку» поставить номер этого же РКО(инкассации) → «Дата» выбрать текущую→ «Провести и закрыть» и еще раз «Провести и закрыть»

Распечатать «Заявку на расходование ДС»

·        В избранных «Заяка на расходование ДС отчет»

·        Установить дату текущее и завтрашнее число

·        Выбрать нужные организации

·        В настройках «Дату платежа» поставить завтрашнее

·        Закрыть и сформировать

·        Распечатать (распечатать нужно на одном листе на обеих сторонах, если есть запись для третьего листа, нужно просто дописать ручкой на основном листе)

·        На распечатанном реестре указать т.е. написать с какого филиала заявка «ИВАНОВА» или «БУТЕНКО»

·        Нужную сумму выделить текстовыделителем

Распечатать «Распоряжение на перемещение ДС»

Казначейство → распоряжение на перемещение ДС → установить текущую дату → выбрать нужные организации →нажать на правом верхнем углу «еще» → вывести список → ок → печать → вручную вывести итог.